Ceux et celles qui ont déjà soumissionné pour un appel d’offres savent que ce n’est pas un jeu d’enfant! Toutefois, avec quelques astuces, cette tâche peut devenir un peu moins pénible. Nous avons discuté avec Archidata, qui nous ont gracieusement partagé leurs meilleures pratiques, développées à travers leurs nombreuses années d’expérience. Pour en apprendre plus, c’est juste ici ⬇️
Avant toute chose, il faut lire la bête ! Mais ne vous découragez pas, il suffit d’y aller étape par étape. Commencez par lire l’appel d’offres rapidement en copiant dans un tableau les éléments que vous devrez remettre par la suite. Vous pourrez donc tout au long du processus cocher ces éléments, suivre leur progression et vous assurer de ne pas en manquer ! Par ailleurs, les appels d’offres incluent aussi souvent une pondération qui permet de voir ce qui est le plus important. Indiquez donc cette pondération dans votre tableau. Un conseil : ne gardez pas les plus gros morceaux pour la fin !
Dans les documents, vous verrez que les donneurs d’ordres utilisent une codification assez complexe pour organiser les différentes sections. La meilleure pratique est de réutiliser la même codification que celle du document. Ceci vous permettra de bien vous assurer de répondre à chacun des éléments requis, tout en simplifiant la tâche de ceux qui liront votre soumission.
Un document qui demande autant de travail mérite d’être beau ! Assurez-vous d’ajouter des images, des captures d’écran de votre produit et des schémas. Le visuel allégera le document et facilitera la lecture. Vous pouvez notamment ajouter un diagramme de Gantt qui situera les lecteurs et leur montrera l’évolution du projet. Puis, les captures d’écrans aideront à mieux comprendre votre offre. Si on vous demande de répondre à des questions dans un Excel, vous pouvez même prendre des captures d’écran de vos réponses Excel, les glisser dans un Word et appuyer chacune d’entre elles avec du visuel.
Parallèlement, si vous devez imprimer le document, vous pouvez même paginer et diviser les sections avec des séparateurs. Aussi, n’oubliez pas de soigner la page couverture pour un effet wow ! Ceci montrera aux acheteurs que vous êtes organisé.
Finalement, pour appuyer le prix donné, assurez-vous de mentionner dans une liste tous les éléments qui sont inclus dans votre offre. De cette façon, vous montrerez que vous avez bien compris leurs besoins tout en ayant un appui si jamais il y a un malentendu. Vous pourrez aussi ajouter des options plus dispendieuses si les acheteurs souhaitent bonifier l’offre. Ceci vous permettra de montrer vos compétences et votre expertise tout en clarifiant la tarification.
Avec ces astuces, vous augmenterez certainement vos chances d’être remarqué ! Pour toutes questions, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe via l’adresse support@aloha-tenders.com
L’équipe Umaneo
